Guía para mejorar reuniones híbridas y salas BYOD: tecnología y buenas prácticas

Las reuniones corporativas de hoy

Las reuniones híbridas y las salas BYOD (bring your own device) son casi un estándar en el mundo corporativo. Muchos ejecutivos se sienten cómodos trabajando y compartiendo información en su laptop o en su tablet. También la usan para mantener reuniones, tanto en su casa, en una sala de su propia empresa o en otra compañía (de un cliente o prospecto, por ejemplo). En estas instancias, suelen emplear plataformas (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc.) que no siempre son las que acostumbran a operar.

El BYOD se combina con el trabajo híbrido, junto con los desafíos que plantea para reuniones con grupos de personas en diferentes modalidades (presencial y remoto). ¿De qué depende que las personas remotas se sientan en iguales condiciones (o parecidas, al menos) que las que están ubicadas alrededor de una mesa?

Podemos enumerar algunos factores:

1. Un audio perfecto e inteligible.

2. Un video envolvente que capture la voz del hablante y los gestos de todos los participantes al mismo tiempo.

3. Que pueda ver o compartir contenido de manera fluida.

¿Cómo lograr una buena experiencia BYOD y de trabajo remoto?

El primer paso para adaptar las salas de reuniones a estos fines es implementar el equipamiento correcto: una cámara (o conjunto de cámaras), un micrófono (o sistema de microfonía) y tecnología para presentaciones inalámbricas.

Por su parte, las soluciones para salas BYOD ofrecen una forma sencilla de llevar funciones de reunión híbridas a espacios más pequeños, en los que no desee implementar una solución de conferencia completa.

¿Cuáles son las claves para implementar esta tecnología?

Conexión inmediata

Sin controladores para descargar: el dispositivo debe conectarse al sistema y listo. Sin aplicaciones, clics ni software adicional, solo enchufarlo en un puerto USB-C. Es ideal que cuente con un único cable para menor complejidad.

Contenido fluido

Cualquier persona, desde casa o la oficina, debe presentar su contenido de forma sencilla e intuitiva, sin interrupciones en la conexión.

Configuración intuitiva y rápida

Esta tecnología debe ser aliada, no enemiga. Por tanto, configurarla debe ser sencillo. Es necesario que sea una experiencia uniforme en todas las salas de la empresa.

Análisis de datos

Aprovechar la gran cantidad de información que aporta el uso de salas puede permitirles a los directivos tomar decisiones basadas en datos. ¿Qué salas se usan y durante cuánto tiempo? ¿Vale la pena contar con pocas salas grandes o con más salas pequeñas? ¿Cuántas personas por día reservan salas?

Asimismo, esto puede ayudar a conocer qué dispositivos están en línea y ayudar a las áreas de TI a realizar mantenimiento preventivo.

Seguridad

Es ideal usar dispositivos que funcionen como transmisores, sin capacidad de almacenamiento, para evitar la transmisión de virus. También se recomienda que las soluciones manejen ciertos estándares de seguridad, como la encriptación de flujos de datos.

Confiabilidad

Para asegurar el funcionamiento y la inversión, es clave seleccionar marcas confiables: saber que, al encender el dispositivo o iniciar el software, este funcionará y no se requerirá asistencia especializada.

Colaboración

Además de facilitar la interacción entre personas en la sala y en remoto, las pantallas táctiles favorecen la creatividad: se pueden tomar apuntes, generar lluvias de ideas, hacer listas de pendientes o priorizar tareas. Luego, eso se comparte como una imagen al contacto seleccionado.

Señalización digital

Imaginemos que los colaboradores ingresan a una sala antes de una reunión y en la pantalla interactiva se enteran de un nuevo beneficio corporativo. Esto también constituye una ventaja de equipar las salas: la señalización digital puede desempeñar un papel clave para difundir información relevante.

Crestron + Jabra: el mix que lo tiene todo

Las funcionalidades anteriores son deseables para generar experiencias extraordinarias de colaboración. Combinar hardware y software de Crestron con equipos Jabra (en particular, AirMedia + PanaCast 50) es una solución atractiva y que puede adaptarse a cada espacio.

¿Por qué invertir en estas tecnologías de conferencias inalámbricas?

• Aumentan la eficiencia y la productividad de las reuniones.

• Los sistemas y equipos son fáciles de comprar, implementar, escalar y usar.

• Ofrecen opciones flexibles.

• Proveen cámaras, altavoces, micrófonos y pantallas, que acortan las distancias entre lo presencial y lo remoto.

• Permiten presentar, compartir y realizar videoconferencias de forma inalámbrica desde cualquier dispositivo.

• Aseguran la calidad de audio de las llamadas mediante algoritmos inteligentes que eliminan el eco residual y ruido estático.

• Potencian la comunicación interna.